نام ونام خانوادگی: خانم زهرا زارعی
شماره تماس: 88901014
شماره دورنگار: 88906072
شرح وظایف مدیریت امور اداری- انجام امور مربوط به استخدام وصدور احکام کارگزینی کلیه کارکنان ( استخدام ، افزایش سنواتی ، مزایا، انتقال ، انفصال ، تعلیق ، ماموریت ، مرخصی ، بازنشستگی ، از کارافتادگی و غیره )
- نگهداری سوابق استخدامی وتهیه آمار کارکنان سازمان.
- اجرای دستورالعملهای انضباطی و آئین نامه های استخدامی .
- انجام امور حضور و غیاب کارکنان .
- بررسی نیاز سازمان در مورد نیروی انسانی و تهیه گزارش لازم و انجام اقدامات لازم در جهت تامین نیرو .
- تهیه بخشنامه ها مصوبات جدید در مقررات استخدام کشوری .
- انجام سایر امور پرسنلی .
- بررسی نیازمندیهای رفاهی کارکنان و تهیه طرحهای رفاهی از قبیل درمانی ، بهداشتی ، ورزشی ، ایاب و ذهاب ، تفریحی ، انواع بیمه و غیره و انجام امور مربوط به آنها.
- انجام امور مربوط به استفاده کارکنان از وام و پوشش بیمه هیا ضروری .
- ایجاد امکانات لازم جهت تشکیل تشکل های رفاهی کارکنان نظیر صندوق رفاه صندوق قرض الحسنه ، شرکت تعاونی مصرف کارکنان و ... همکاری با هیات اجرائی و هیات مدیره انها در امور مربوط .
- برآورد و تهیه و تامین مایحتاج واحدهای سازمان با در نظر گرفتن اعتبارات مصوب و تنظیم اسناد مربوط .
- تطبیق کالاهای خریداری شده با مشخصات مورد نظر واحد درخواست کننده ونظارت بر تحویل کالا به انبار .
- برگزاری تشریفات مربوط به مزایده فروش اموال مستعمل و فرسوده طبق مقررات و آئین نامه های مالی و معاملاتی مربوط .
- نگهداری وسایل و ملزومات در انبارها با رعایت شرایط ایمنی و تحویل آن به واحدهای متقاضی برابر مجوز .
- ورود و خروج ارباب رجوع و هدایت آنها به قسمتهای مربوط .
- اتخاذ تدابیر امنیتی لازم برای جلوگیری از هر نوع حادثه و سانحه .
- حفظ و حراست ساختمانها و وسایل و لوازم و تاسیسات و انجام امور مربوط به تعمیرات وتنظیف آنها .
- عقد قراردادهای مورد نیاز سازمان با موسسات خدماتی .
- خرید وسایل نقلیه مورد نیازسازمان و تشخیص و درخواست خرید وسایل یدکی مورد نیاز و مراقبت در تعویض آنها.
- تنظیم برنامه تعمیراتی و سرویس کلیه خودروها.
- تهیه آمارهای مربوط به نحوه کارکرد وسایل نقلیه و مصرف وسوخت آنها.
- انجام امور نقلیه .
- انجام امور مربوط به دریافت ، ثبت و توزیع نامه های وارده و صادره وپیگیری مکاتبات .
- انجام امور تحریرات تکثیر و سایر خدمات دفتری .
- ثبت و صدور فاکس و تحویل آنها به دفاتر مخصوص فاکس .
- تهیه دستورالعملهای مربوط به امور مکاتباتی و سیوه های نوین ثبت در دفاتر .
- حفظ و نگهداری اسناد و مدارک وبایگانی کل سازمان اعم از راکد و در جریان پرسنلی با تهیه دفاتر راهنما و رعایت آخرین متد بایگانی .
- تحویل سوابق مربوط به جریان امور جاری سازمان با استفاده از کاردکس .
- تهیه دستور العملهای مربوط به شیوه های نوین بایگانی .
- ارزشیابی اسناد و پرونده های راکد قابل امحاء قابل نگهداری موقت و قابل نگهداری دائم .
- تهیه و ارسال فهرست اسناد راکد به سازمان اسناد مالی ایران برای طرح در شورای سازمان مذکور.
- ترتیب امحاء اوراق زائد پس از تصویب شورای اسناد مالی ایران و سایر موسسات مربوطه
- برنامه ریزی ،سیاستگذاری وتهیه طرح های جامع نیروی انسانی کوتاه مدت ، میان مدت وبلند مدت سازمان هماهنگ با برنامه های نیروی انسانی وزارت جهاد کشاورزی.
- انجام امور مربوط به استخدام و صدور احکام ( استخدام ،انتصاب ،ارتقاءگروه ، افزایش سنواتی، مزایا،انتقال،انفصال،تعلیق ، ماموریت، مرخصی ، بازنشستگی،از کار افتادگی وغیره)با رعایت قوانین ومقررات مربوطه
- تشکیل پرونده و نگهداری کلیه اوراق ومستندات مورد نیاز پرونده پرسنلی کارکنان از بدو استخدام تا زمان بازنشستگی وپس ازآن به صورت مستند وبا استفاده از روشهای بایگانی الکترونیکی.
- اجرای قوانین ،مقررات ،بخشنامه و دستورالعملهای مرتبط با نیروی انسانی که توسط مراجع ذیصلاح صادر و به سازمان ابلاغ میگردد.
- انجام امور حضور و غیاب کارکنان وتهیه گزارشات روزانه، هفتگی ،ماهانه وسالیانه وارسال برای مسئولین مربوطه.
- بررسی نیاز واظهار نظر در مورد نیروی انسانی واحدهای ستادی واستانی متناسب با برنامه های مصوب نیروی انسانی سازمان.
- تهیه دستور العمل ، بخشنامه و ابلاغیه ها به منظور اجرای قوانین ومقررات ابلاغ شده در خصوص نیروی انسانی به واحدهای ستادی واستانی مربوطه.
- تشکیل به موقع وشرکت در جلساتی که به موجب قانون ومقررات برای نیروی انسانی در داخل ویا خارج از سازمان انجام میشود.
- انجام امور جذب مشمولین در واحدهای متبوع.
- انجام سایر امور پرسنلی.
- انجام امور مربوط به دریافت ، ثبت و توزیع نامه های وارده و صادره و پیگیری مکاتبات.
-تهیه دستورالعملهای مربوط به امور مکاتباتی و شیوه های نوین مکاتبات اداری.
- حفظ و نگهداری اسناد و مدارک و بایگانی کل سازمان اعم از راکد و در جریان پرسنلی با تهیه دفاتر راهنما و رعایت آخرین متد بایگانی.
-تحویل سوابق مربوط به جریان امور جاری سازمان با استفاده از روشهای متداول.
-ارزشیابی اسناد و پرونده های راکد قابل امحاء یا قابل نگهداری موقت و قابل نگهداری دائم
-تهیه و ارسال فهرست اسناد راکد به سازمان اسناد مالی ایران برای طرح در شورای سازمان مذکور
-ترتیب امحاء اوراق زائد پس از تصویب شورای اسناد مالی ایران و سایر موسسات مربوطه
-پیگیری اهداف و برنامه های منطقی نمودن اندازه دولت ، وزارت متبوع و سازمان در زمینه تهیه ،تدوین و اصلاح ساختار، تشکیلات کلان وتفضیلی واحدهای ستادی واستانی.
-مطالعه و بررسی مستمر ساختار وتشکیلات سازمان و وظایف واحدها به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بین واحدها و ارائه پیشنهادات اصلاحی لازم به مراجع ذیربط و پیگیری تا حصول نتیجه نهایی
-انجام اقدامات لازم در خصوص استقرار مدیریت فرآیندها و رفع نارسائیها و مشکلات مربوط به تجزیه و تحلیل سیستمها و فرآیندهای انجام کار در سطح سازمان
-سنجش سطح انگیزش و رضایتمندی کارکنان و انعکاس نتایج حاصله به مسئولین ذیربط
-جمع بندی وتهیه و ارائه گزارشهای نوبه ای از چگونگی وضعیت بهره وری در سطح سازمان به مسئولین مربوطه ومرکز نوسازی و تحول اداری وزارت متبوع.
-نظارت و پیگیری اجرای مصوبات و بخشنامه هایی که در راستای ایجاد تحول سازمانی به تصویب مراجع ذیربط رسیده و ابلاغ گردیده است
-همکاری با مرکز نوسازی و تحول اداری وزارت متبوع در جهت اجرای برنامه های مربوط به تحقق دولت الکترونیک
- نیاز سنجی ،برنامه ریزی وسیاستگذاری آموزش کارکنان سازمان.
- اخذ مجوز دوره های آموزشی ضمن خدمت از مراجع ذیصلاح ومرتبط و ابلاغ به واحدهای ستادی واستانی.
- امکان سنجی مراکز آموزشی برای برگزاری دوره های آموزشی کارکنان.
-تشکیل پرونده های آموزشی برای کلیه کارکنان از بدو خدمت تا بازنشستگی .
- تهیه برنامه سالیانه دوره های آموزشی کوتاه مدت خارج از کشور در قالب اخذ بورس های آموزشی و فرصت های مطالعاتی
- ارتباط مستمر با سازمان ها ، موسسات و واحدهای مسئول در وزارت متبوع و مجامع بین المللی برای اخذ اطلاعات دوره های آموزش و فرصت های مطالعاتی
- برآورد و در خواست به موقع برای تامین اعتبار هزینه اجرای دوره های آموزش کارکنان از دفتر برنامه و بودجه سازمان.
- پیگیری ابلاغ شرح وظایف پستهای مصوب سازمان به افراد بر اساس ساختار سازمانی و تشکیلاتی.
- ارائه آموزشهای لازم برای ارزشیابی سالانه کارکنان به ارزشیابی کنندگان و نظارت بر حسن اجرای برنامههای ارزشیابی ادارات و مدیریتهای ستادی و استانی
- شناسایی واحدها و کارکنان نمونه و برجسته بر اساس نتایج نظام ارزشیابی و ارائه گزارش آن به مسئولین مربوطه
-دریافت اعتراض و شکایات و اصله در مورد ارزشیابی پرسنلی و طرح آن ها در کمیته ارزشیابی و انجام اقدامات لازم برابر تصمیمات کمیته
- همکاری با دفتر حقوقی در رابطه با تهیه وتدوین پیش نویس قوانین ومقررات مرتبط با منابع انسانی واظهار نظر برای پاسخ به دعاوی کارکنان شاغل یا بازنشسته در خصوص موارد مربوط به امور اداری و پرسنلی.
-مطالعه، بررسی و تهیه طرحهای پیشنهادی جامع ساختمانها و تاسیسات اداری سازمان و اجرای طرحها و برنامههای مصوب.
- انجام اقدامات لازم به منظور حفظ، نگهداری، توسعه و احداث ساختمانها و تاسیسات اداری سازمان.
-مطالعه و نیازسنجی به منظور استفاده بهینه از اماکن، فضاهای اداری در اختیار سازمان با همکاری واحدهای ذیربط
- جمع‌آوری و نگهداری به هنگام آمار و اطلاعات مربوط به اماکن، ساختمانها، تاسیسات، تجهیزات، ماشین آلات و سایر اموال منقول و غیرمنقول سازمان
- برنامه‌ریزی در جهت تامین، نگهداری و توزیع تجهیزات، ماشین آلات، لوازم یدکی و سایر ملزومات اداری و مصرفی واحدهای حوزه ستادی سازمان متبوع براساس و درخواست آنها
- اداره امور انبارها و نظارت بر سایر منابع تدارکاتی سازمان
- مطالعه، بررسی و تهیه طرحهای مخابراتی و ارتباطی در کلیه واحدهای تابعه‌سازمان .
-برنامه‌ریزی و نظارت بر امور مربوط به خرید، نصب، تعمیر، نگهداری و راه اندازی شبکه و مخابراتی سازمان .
- برنامه‌ریزی و انجام اقدامات لازم به منظور شماره‌گذاری، بیمه، مجوز طرح ترافیک، عوارض و سایر خدمات خودرویی و نیز رسیدگی، کنترل و نظارت در جهت تعمیرات کلیه خودروهای سازمان و ارایه خدمات نقلیه مورد نیاز به واحدهای ستاد سازمان .
- برنامه‌ریزی، نظارت و انجام اقدامات لازم درخصوص حفظ، نگهداری، نظافت و تامین بهداشت عمومی اماکن و ساختمانهای حوزه ستادی سازمان .
- همکاری درخصوص برگزاری گردهمایی‌ها، مراسم و سایر تشریفات حوزه ستادی سازمان.
-مدیریت مهمانسرا ، خانه‌های سازمانی( درصورت وجود) و سایر مراکز مشابه
- همکاری با اداره کل حراست به منظور ایمن سازی ساختمانها، تاسیسات و ابنیه اداری حوزه ستادی سازمان .
- پیشنهاد تبصره‌ها و برنامه‌ریزی درجهت تنظیم موافقت نامه‌های مربوط به طرح‌هاو پروژه‌های ساختمانهای اداری، خرید تجهیزات و ماشین‌آلات و سایر موارد مورد نیاز سازمان به دفتربرنامه وبودجه سازمان.
- پیش‌بینی، برآورد و تامین وسایط نقلیه مورد نیاز با همکاری واحدهای ذیربط.
-شناسایی ، آماده سازی ، برنامه‌ریزی و اقدام درجهت واگذاری و فروش اموال مازاد سازمان به اشخاص حقیقی و حقوقی برابر قوانین و مقررات مربوطه.
- برنامه‌ریزی و انجام امور مربوط به کمیسیونهای معاملات و تعیین خسارات موضوع ماده 31 مقررات اداری و مالی وزارت جهاد کشاورزی.
- تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها و آیین نامه‌های اجرایی مربوط به بهبود روش‌ها، نحوه واگذاری فعالیتهای امور پشتیبانی و خدماتی به بخش خصوصی با همکاری واحد ذیربط.
- برآورد اعتبارات مورد نیاز مربوط به پروژه‌های ساخت و تعمیر ساختمانهای اداری و اعلام به واحد ذیربط.
-- رسیدگی و تایید صورت وضعیت‌های تنظیمی مربوط به طرحها و پروژه‌های ساختمانی و تاسیسات اداری نظارت از نظر تطبیق کار با نقشه، مشخصات و پیشرفت فیزیکی انجام کار.
-نظارت بر انعقاد قراردادهای خرید ماشین آلات، تجهیزات و تاسیسات و پیگیری امور مربوط به اجرای صحیح تعهدات فروشنده در موقع تحویل و پس از آن .
- تهیه و تنظیم مدارک و اسناد مورد نیاز به منظور برگزاری وانجام تشریفات مناقصه و مزایده با همکاری امور مالی سازمان.
- برنامه ریزی جهت ارائه تسهیلات امور رفاهی برای کارکنان و خانواده‌های آنها .
- توسعه و گسترش فعالیتهای فرهنگی، ورزشی و اجتماعی و ایجاد مراکز مربوط با رعایت قوانین و مقررات مربوط .
- نظارت و هماهنگی بر فعالیت شرکتهای تعاونی مسکن، مصرف، اعتباری و .... در سازمان .
- انجام اقدامات لازم در خصوص امور پزشکی، بهداشتی و درمانی بیمه‌ای کارکنان از طریق انعقاد قراردادهای تکمیلی (درمان، عمر، حوادث) و پیگیری از طریق واحدهای ذیربط.
- انجام سایر وظایفی که در زمینه امور اجتماعی و رفاهی کارکنان از سوی هیأت دولت و یا سایر مراجع قانونی به سازمان ارجاع میگردد
- تهیه احکام انتصاب معاونین ومدیران ستاد مرکزی و استانها جهت امضاء رئیس سازمان و نگهداری سوابق مدیران ذیربط
- تهیه و تدوین سوابق و مشخصات مدیران ستاد مرکزی سازمان و استانها و انجام بررسی های لازم به منظور شناسایی و معرفی مدیران مستعد و کارآمد برای تصدی پستهای کلیدی در سازمان مرکزی و استانها
- شناسایی نیروی انسانی متعهد و کارآمد برای تصدی پستهای مدیریتی در تعاون روستائی استانها در چارچوب ضوابط قانونی